Konsten att skriva Att-göra-listor

Är det en konst? Det kan man undra, men jo: om de ska fungera, alltså leda till att rätt saker blir gjorda. En som trycker hårt på detta är
Daniel Markovitz,effektivitetskonsult som driver TimeBack Management. Han är också bloggare i Harvard Business Reviews nätverk. Här är hans tips och varningar om listor som vi tankspridda kan ha glädje av.

1. De flesta listor saknar prioritering. En syssla som tar 15 minuter är skriven lika stort som en som tar 4 timmar. Vilken tar man först…? Ja, det är lockande att ta den kortare bara för att få stryka en sak på listan och snabbt få den där lilla belöningskicken. Risken är att de viktiga jobben ideligen trängs undan av kortare uppgifter. Känns detta igen?
2. I att-göra-listor består varje uppgift ofta av 2-4 korta ord. Det står sällan något om hur lång tid en uppgift tar eller hur viktig den är jämfört med andra uppgifter. Inte heller sätts uppgiften i relation till hur mycket tid du faktiskt har. Hur ska du då veta vad du bör ta dig an i första hand?
3. En typisk lista innehåller inget incitament, deadline eller annat som förmår dig att göra saker i en viss ordning. Du riskerar att ta dig an fel saker i fel tid. Jämför med digitala projektledningsverktyg som skickar påminnelser och har blinkande lampor om uppgifter inte blir gjorda i tid.
Markovitz rekommenderar oss att tidsuppskatta varje uppgift och skriva in i kalendern, hellre än på en bit papper, när de ska utföras.
– Glöm inte att lämna tomma områden i kalendern för mailhantering och typ två timmar per dag för att ta hand om oförutsedda händelser, skriver han.
En spinoff av Markovitz metod är att du lättare kan avgöra hur mycket tid du har för nya projekt. Du vet vad du ska göra, hur lång tid det tar och när det ska göras.

Kommentar från förbundet: Alla är inte lika strukturerade som Markovitz. Alla är inte beredda att sitta ner och detaljplanera sin tid, utan vill leva det spontana oplanerade (mer än två timmar per dag ) och göra sina listor på lappar (som man ibland tappar).
För oss som gillar listor är en mellanväg att göra en tidsuppskattning vid varje punkt på sin lista. De uppgifter som tar mest tid genererar flest ”poäng” = största belöning.
Här har du Markovitz inlägg i original.
>>Vad tycker du? Maila kontakt@tankspridd.se och säg.

Dela/spara:  
| Fler

Skriv din tankspridda berättelse...




Se de roliga filmerna

Multitaskare ramlar i bassängen .
Dam tappar tråden.
Ordning i modern konst.
Ficktjuv lurar hjärnan.
Auktion med klubbfadäs.

Sådant vi glömmer

Många glömmer att svara på mail på jobbet, även viktiga mail, visar en brittisk studie. Se listan på 18 saker vi oftast glömmer.

Slöseri med tid

Gissa hur många timmar svenskar letar efter saker på sina arbetsplatser.

Läs det hårresande svaret!